“We geven de ruimte terug aan het personeel”

Dit jaar tilt Provincie West-Vlaanderen welzijn naar een heel nieuw niveau – letterlijk. Ruim 300 personeelsleden werken hybride in het Provinciehuis in Sint-Andries, dat de laatste jaren een heuse metamorfose kende. Het herinrichtingsproject ligt – samen met nog heel wat initiatieven – in het verlengde van de visie van de organisatie. “Je bent meer dan alleen een werknemer.”

“Bij Provincie West-Vlaanderen willen we een warme werkgever zijn, die mensen centraal zet”, zegt Karel Eeckhout, directeur personeel, organisatie & communicatie. “Al sinds de start van Baanbrekende Werkgever dienen we enthousiast projecten in, omdat de filosofie in lijn ligt met de onze. We willen medewerkers zo gezond, gelukkig en productief mogelijk houden.”

Provincie West-Vlaanderen ziet medewerkers niet gewoon als personeelsleden, maar als personen. Het traject dat de organisatie dit jaar doorliep, sluit aan op die visie. “Tegelijk is het een slotstuk op alle voorgaande trajecten, waarbij we inzetten op groene mobiliteit en hybride werken”, zegt directeur facilities Nele Deprez. Haar betrokkenheid is essentieel, zo blijkt.

De eerste drie verdiepingen van Provinciehuis Boeverbos zijn intussen volledig getransformeerd tot hybride werkplekken. “Er zijn geluidsdichte phone booths, flex- en concentratieplekken, kleine en grotere overlegruimtes, en meer”, licht Nele toe. “De ruimte die we winnen met de herinrichting en het hybride werken – zo’n 1.200 vierkante meter, ofwel de hele vierde verdieping – geven we nu terug aan de medewerkers, met een nieuwe inrichting als een intern vergadercentrum.”

Een werkgroep zorgde voor inbreng van de zestien diensten. Welke ruimtes misten de medewerkers nog? “Het participatieproject resulteerde in een plan met een rustruimte, twee brainstormruimtes met een opstelling als een amfitheater, ruimtes voor vertrouwelijke gesprekken, een grote vergaderruimte die we polyvalent kunnen inzetten voor bijvoorbeeld pilateslessen, en een barruimte voor verjaardagsdrinks, nieuwjaarsrecepties, enzovoort. Eind dit jaar zal de verdieping klaar zijn.”

Via extra opgeleide hr-medewerkers zet de organisatie nog meer in op gezonde, gelukkige en productieve collega’s. Karel: “Wanneer je een bepaalde vraag hebt, zoals rond een vorming, zoeken de hr-consulenten samen met jou naar het antwoord. We faciliteren bijvoorbeeld het volgen van een opleiding in het buitenland of aan een instelling voor hoger onderwijs. Maar de hulp gaat nog veel verder dan loopbaan- of taakgerelateerde kwesties. Met die mensen kan je ook bespreken hoe je je voelt.”

Sinds vorig jaar is er bij Provincie West-Vlaanderen een nieuwe organisatiestructuur. “Nu moet je maar twee stappen zetten om bij de top uit te komen. De besluitvormingslijnen zijn dus heel kort. Daarnaast zijn er portfoliomanagers die verticaal rond thema’s werken. Die onderwerpen, zoals de mens- of klantgerichtheid, gaan transversaal door alle diensten heen. Zo neemt Nele de portfolio ICT over om met het bestuur de digitale sprong te maken.”

“We ambiëren een opengesprekscultuur, waarbij een persoon de autonomie heeft om keuzes te maken, bijvoorbeeld de keuze om tot twee dagen per week thuis te werken”, gaat Karel verder. “Met initiatieven rond verbondenheid en fysieke gezondheid schenken we nog meer kansen aan medewerkers. Nu is het aan hen om zelfleiderschap op te nemen en van het aanbod gebruik te maken.”

Ontdek alles over Baanbrekende Werkgever Provincie West-Vlaanderen hier!